Comment sécuriser ses factures électroniques ?
Factures électroniques – La facturation électronique devient une pratique incontournable, notamment avec l’obligation qui s’imposera à toutes les entreprises françaises dès septembre 2026. Si cette évolution promet des gains de productivité, elle expose les entreprises à des risques accrus, notamment en matière de fraude. Pourquoi la vérification des IBAN devient-elle essentielle ? Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises vont intégrer directement les fichiers de factures dans leurs systèmes informatiques. Cette obligation renforce la nécessité d’être vigilant, car les cybercriminels perfectionneront encore leurs techniques pour infiltrer les systèmes et modifier les fichiers de factures électroniques ou bases de données en toute discrétion. Ce type de fraude peut avoir des conséquences lourdes : Virements frauduleux : les fonds sont détournés vers un compte frauduleux. Interruption des relations fournisseurs : un paiement mal orienté peut entraîner des litiges. Pertes financières : la récupération des fonds volés est souvent complexe et rarement garantie. Les défis des grandes entreprises face au volume Pour les grandes entreprises, qui traitent un grand nombre de factures dans des organisations souvent décentralisées, vérifier manuellement les IBAN devient rapidement impraticable. La combinaison de volumes élevés et de données dispersées rend la gestion encore plus complexe et expose davantage aux risques de fraude. Des solutions pour sécuriser vos paiements Heureusement, il existe des outils performants pour garantir que les IBAN figurant sur vos factures sont bien valides et correspondent à vos fournisseurs. 1. SEPAmail Diamond : une solution bancaire pour valider les IBAN SEPAmail Diamond est un service bancaire conçu pour vérifier l’authenticité des IBAN. Ce dispositif offre plusieurs garanties : Validation de l’IBAN : vérifie que l’IBAN est correct et actif. Appartenance au bénéficiaire : confirme que le compte est bien celui du fournisseur prévu. Cependant, cet outil ne fonctionne que si les entreprises l’intègrent et l’utilisent systématiquement dans leurs processus de paiement. 2. MATA IO : un logiciel dédié pour une protection renforcée Pour aller plus loin, des solutions comme MATA IO permettent de sécuriser vos paiements de manière proactive et continue. Voici comment cela fonctionne: Surveillance automatique : MATA IO analyse en temps réel toutes les modifications apportées à votre base fournisseurs, notamment les créations et changements d’IBAN. Vérification automatisée : à chaque mise à jour ou saisie d’un nouvel IBAN, le logiciel interroge automatiquement SEPAmail Diamond pour valider les informations. Alertes instantanées : en cas d’incohérence ou de risque détecté, les paiements potentiellement frauduleux sont bloqués. Avec ce type d’outil, vous avez l’assurance que chaque euro viré arrivera bien sur le bon compte bancaire. En conclusion sur les factures électroniques La facturation électronique représente une avancée majeure pour la gestion des entreprises, mais elle nécessite une vigilance accrue face aux risques de fraude. En intégrant des solutions comme MATA IO, vous pouvez renforcer la sécurité de vos paiements, même dans un contexte de digitalisation massive. Pour en savoir plus sur nos logiciels, contacter le 0806110020.
Migration Iso 20022
Migration ISO 20022 Les entreprises ont découvert cette norme lors du passage obligatoire aux virements et prélèvements SEPA en 2012. Puis, au travers de diverses offres de formats bancaires : virements étrangers, urgents ou de trésorerie XML, relevés de comptes XML. Cette norme d’échanges XML va dorénavant être progressivement adoptée pour couvrir l’ensemble des échanges interbancaires. Ces derniers étant réalisés précédemment au travers de messages SWIFT MT. Le calendrier de cette migration s’étale entre le 1er novembre 2022 et novembre 2025. L’adoption de ces nouveaux formats va permettre aux établissements financiers de s’échanger des données plus détaillées, plus rapidement et dans un format mieux structuré. Cette migration entraine pour les entreprises de nouvelles obligations et échéances. Celles-ci vont devoir s’adapter avant le terme de la migration. Migration ISO 20022 : Impact sur les formats Concernant le virement SEPA : le format pain.001.001.02 encore très utilisé devra être remplacé, soit au profit du format pain.001.001.03 (déjà en œuvre) ou au profit du nouveau format pain.001.001.09. Concernant le prélèvement SEPA : Il est recommandé de migrer vers la version 2019 : pain.008.001.08. Concernant les virements étrangers : Il est recommandé de migrer les transactions au format CFONB 320 vers le format XML ISO 20022 pain.001.001.09. Migration ISO 20022 : Impact sur les données Dans les remises de règlement XML échangées, les adresses des bénéficiaires vont devoir respecter une structuration précise (jusqu’à 14 rubriques différentes, toutes n’étant pas obligatoires). Cette structuration des adresses des bénéficiaires va représenter un défi pour les entreprises équipées d’ERP au sein desquels ces adresses ne sont pas stockées dans un format structuré : N° de voie, nom de voie, région, département, ville, pays, … A ce jour, le calendrier de ces obligations n’est pas totalement arrêté, et les documents fournis par les différentes banques peuvent parfois se contredire. Au plus pressé il s’agira de fournir les adresses au format structuré avant novembre 2023 pour les virements étrangers ou en devises, et avant novembre 2025 pour les virements SEPA ainsi que pour les prélèvements SEPA. Contactez MATA pour en savoir +
Témoignage client : alteca
Alteca secures its transfers and automates its cash flow in record time Alteca is an independent Lyonnaise Digital Services Company established throughout France. MATA solutions: Secure e Link cash – Control of third-party contact details connected to SEPAMAIL deployment in secure AZURE CLOUD “Mata is a 100% efficient, intuitive and ergonomic solution, supported by a local team” Mr. Guillaume Barbier, Accounting & Administrative Manager at Alteca ALTECA IN A NUTSHELL Alteca is an independent Lyonnaise Digital Services Company established throughout France. For 25 years, it has been the privileged partner of large companies in the banking, insurance, industry, distribution and services sectors. It supports them in their digital transformation projects: web, mobile, IoT, Data, IS modernization, management, functional expertise. Alteca’s 8 regional agencies have 650 employees for a turnover of more than 50 million euros. Accounting, treasury and sales administration management is centralized in Lyon where Mr Guillaume Barbier is Accounting & Administrative Manager. He led the project to implement a centralized solution to enable the company to secure its transfers, verify paid details and automate its cash management. He gives us his feedback. WHAT WERE ALTECA’S NEEDS AND WHY DID YOU OPT FOR MATA SOLUTIONS? Mr Barbier took office in September 2020, he had in his roadmap this priority project related to securing flows. When he took office, daily management was done via Excel and web banking access. The company exposed itself to significant risks of fraud. Before joining Alteca, I was used to working with big solutions, Kyriba to be precise. The management of this project allowed me to discover other solutions, including those of MATA. My priorities were simple: I needed an ergonomic, intuitive and reliable centralized tool to secure all transfers and facilitate daily cash management. The competition between several players allowed us to choose MATA for three main reasons: Sepamail allowed us to secure transfers in a fluid and transparent manner, automatically relying on existing RIBs by checking the attachment to SIRET; The solution was simple and perfectly sized for Alteca; The ideal support offered and adapted to our needs, while relying on a competitive price. Mr. Barbier had already thwarted check or false president fraud in his previous professional missions, he urgently needed an effective solution that was easy to deploy. Despite his practical knowledge of other solutions, MATA’s option was chosen. What tipped the scales in addition to the stated points? The original positioning with the integrated security and cash offer, the solid cogs of the solutions presented, the simplicity of the interfaces and a response consistent with the initial needs, quite simply. HOW LONG TO DEPLOY THE MATA SOLUTION WITHIN ALTECA? After a first contact in 2020 and all the twists and turns linked to COVID, the project started in the summer of 2021. The relationship established between Alteca and MATA was fluid and efficient, despite the confinements and other quarantines, the project was able to be implemented for the return in September 2021. A short quarter will have been enough for the start of production. WHAT ARE THE IMPACTS OF MATA SOLUTIONS AT ALTECA? In a nutshell, Mr Barbier sums up his direct interests: We have gained in fluidity, implemented new signature workflows. The time saved in cash management is more than 25% and our work methodology has radically evolved! The live cash management tool also makes it possible to generate projections that are accessible and visible to authorized persons. The gain in transparency is undeniable. Access to tailor-made reporting makes it possible to offer managers a clear summary of the cash position. The objectives are achieved: Transfers are perfectly secure and contact details verified; Daily use is simple and the tool is stable. Getting started by the team was very quick and intuitive; The support is impeccable with a very responsive and available hotline, a single point of contact who knows our work environment; MATA is more flexible since their solutions are scalable, you can make improvements to the existing one and adapt it to your needs. We used it to set up signature workflows! AT THE TIME OF THE BALANCE SHEET Mata is a 100% efficient, intuitive and ergonomic solution, supported by a local team See another client’s testimonial
Sepa, Iban, Bic : Où Trouver Les Bonnes Informations ?
Le virement SEPA ou SCT (Sepa Credit Transfer) est un format de virement utilisé pour les virements en EURO à l’intérieur de l’ Espace Unique de Paiements en Euros, ou zone SEPA (Single Euro Payment Area). Le virement SEPA est une opération de paiement en euros à l’intérieur de la zone SEPA. Retrouvez la liste des 34 pays de la zone SEPA https://www.ecb.europa.eu/paym/integration/retail/sepa/html/index.fr.html Bon à savoir : La zone SEPA n’est pas limitée à la zone EURO : exemples de pays SEPA non EURO : Danemark, Suède, Pologne, Hongrie, Roumanie, etc. La zone SEPA comprend des pays non membres de l’Union Européenne : exemples de pays SEPA hors UE : Suisse, Norvège, UK Mais seules les transactions en EURO peuvent être réalisées par virement SEPA L’IBAN (International Bank Account Number) est un identifiant de compte bancaire répondant à la norme internationale ISO 13616. Il permet d’identifier de manière unique le compte bancaire d’un client auprès d’une institution financière dans un pays donné. Il est constitué de 34 caractères alphanumériques maximum (27 en France), comprenant le code ISO du pays, l’identifiant de compte national et une clé de contrôle. Retrouvez la liste des formats IBAN par pays https://www.ecb.europa.eu/paym/integration/retail/sepa/iban/html/index.fr.html Bon à savoir : L’IBAN est obligatoire pour les virements SEPA L’IBAN est également utilisé dans certains pays hors zone SEPA : exemple Tunisie, Turquie. Le BBAN est la dernière partie de l’IBAN lorsqu’il est utilisé pour les transferts de fonds internationaux. Contrairement à l’IBAN, il n’est pas normalisé, chaque pays a son format BBAN spécifique. Le code BIC (Bank Identifier Code) est l’identifiant international de la banque, qui comporte de 8 à 11 caractères. Il peut aussi être appelé SWIFT (Society for worldwide Interbank Financial Telecommunication) du nom de l’organisme international gérant les BIC. Bon à savoir : Depuis le 01/01/2016, le BIC n’est plus obligatoire pour les virements SEPA. En revanche il est requis pour les virements internationaux (non SEPA).
Mata io aux journées de l’afte les 16 et 17 novembre 2021
MATA et ses partenaires vous accueilleront avec plaisir lors des Journées du Trésorier qui auront lieu les 16 et 17 novembre prochains au Palais BRONGNIART à Paris. A cette occasion, venez jouer avec nous à la Fraudster Party et gagnez le prix du meilleur détective ! Intrigue : Le célèbre fraudeur Frank Fraudster planifie l’élaboration d’une fraude à l’encontre d’une grande entreprise américaine. Pour accomplir son noir dessein, il va suivre des étapes précises : Déterminer sa cible : que veut obtenir Frank ? Quelle entreprise peut-il escroquer pour arriver à ses fins ? Obtenir des renseignements : Frank cartographie la société ciblée. Organisation technique : Création de la fausse identité, de la fausse société et ouverture d’un compte en banque. Mise en œuvre de la fraude : Frank entre en contact avec ses cibles. Après la fraude : que devient l’argent ? Suivez le parcours de Frank Fraudster et attrapez le si vous pouvez ! Si vous souhaitez vous inscrire au salon
Sis id, partenaire de mata, pour mutualiser les solutions de sécurité des paiements
Sis ID est une fintech française, créée en 2016, dont la spécialité est d’accompagner les moyennes et grandes entreprises dans la lutte contre la fraude aux virements bancaires. Avec l’explosion ces dernières années des fraudes aux moyens de paiements, cette startup a développé une plateforme permettant aux entreprises de sécuriser leurs virements. Pourquoi développer un outil de lutte contre la fraude au virement bancaire ? Laurent Sarrat, fondateur et CEO de la start-up Sis ID, est un ingénieur informatique orienté produit qui a passé une partie de sa carrière chez Sanofi, puis comme consultant pour Capgemini. En 2016, sous l’impulsion d’un des cofondateurs, Attestation Légale, ils réunissent une quinzaine de directeurs financiers et trésoriers pour les faire travailler sur une problématique commune rencontrée par tous : la fraude au virement bancaire. Sujets ou victimes, ils n’ont pas de solutions automatisées pour se protéger de la fraude et utilisent des processus manuels qui reposent essentiellement sur l’humain, sa connaissance du contexte et du fournisseur. C’est comme ça que naît Sis ID. « Quand nous avons commencé, l’entreprise n’existait pas, le produit non plus. Notre ADN est essentiellement collaboratif. Nous sommes plus forts ensemble que seul et c’est d’autant plus vrai dans la lutte contre la fraude. Pour un fraudeur, frauder c’est son métier. Pour une entreprise, lutter contre la fraude n’est pas son métier donc elle tente de faire ce qu’elle peut. La sécurité est un domaine très compliqué à gérer. Si Microsoft, Apple et Facebook se font hacker, une entreprise dont ce n’est pas le métier peut l’être aussi. Le seul moyen de résister est de s’unir. » De cette collaboration naît un outil qui permet de vérifier que des coordonnées bancaires appartiennent bien à une entreprise. Grâce à son réseau de plus de 10 000 entreprises, Sis ID permet le contrôle de centaines de milliers de coordonnées bancaires chaque mois via sa plateforme SaaS qui sécurise les coordonnées de paiement des tiers, clients et fournisseurs au-delà des frontières de l’entreprise (+ de 32 pays). La mutualisation du collectif pour contrer la fraude au paiement Les entreprises victimes de fraudes ou de tentatives de fraude peuvent directement alerter la communauté sur la plateforme My Sis ID. Cette mutualisation des efforts prend la forme de la mise en commun d’historiques de paiements via une base de données mutualisées. Sis ID ne se contente pas de fournir un référentiel fournisseurs basique : les données, anonymes et sécurisées, font l’objet d’analyses dans le volume d’informations des paiements. « Nous avons créé un écosystème d’entreprises qui lutte contre la fraude. Nous devons une parfaite transparence à notre communauté sur la manière dont nous travaillons même si nous utilisons des technologies complexes : machine learning, big data, blockchain…» SEPAmail DIAMOND pour vérifier les coordonnées bancaires Fin 2017, SEPAmail DIAMOND sort sur le marché pour lutter contre la fraude au virement. Les banques ont la possibilité de vérifier les coordonnées bancaires de leurs titulaires directement auprès de leurs banques. SEPAmail DIAMOND ne couvre cependant pas la totalité du paysage français car toutes les banques n’y adhèrent pas (70% seulement), ainsi que d’autres services de vérification de validité des comptes (affacturages, paiements à l’étranger, …). Aussi, en 2020, BNP Paribas & Sis ID s’associent pour offrir à leurs clients une solution qui ouvre désormais la voie de l’international pour permettre aux entreprises de valider l’ensemble des coordonnées bancaires de leurs tiers aussi bien en France que dans le reste du monde. « Nous sommes à la croisée des chemins : nous travaillons avec les corporates et nous travaillons avec les banques. Nous sommes une Fintech qui est accélérée par la banque. Notre positionnement est différent par rapport à ce que l’on retrouve sur le marché. Nous aidons nos clients à certifier leurs paiements à l’international.» Comment ce partenariat entre Sis ID et Mata a-t-il pu voir le jour ? Laurent Sarrat s’est naturellement trouvé des affinités avec Mata, spécialiste de la sécurisation des flux financiers et éditeur de la solution MATA I/O. Le pragmatisme, le professionnalisme, la proximité avec le client et les solutions proposées correspondant aux besoins du marché ont tout de suite intéressé Sis ID. Les solutions de Mata complètent le scope de produits sur la thématique du contrôle continu des tiers et de la fraude aux paiements. L’objectif commun des deux structures est de simplifier la vie des clients. Quand Sis ID propose un référentiel unique, sécurisé et centralisé en interrogeant l’exactitude de ce compte (Siren, N° de TVA intra, N° Duns, …), Mata I/O propose une détection de la fraude en continu et en temps réel en intégrant sa solution dans le SI du client. 1. Contrôle continu du tiers automatisé Lorsqu’un changement sur un tiers est détecté grâce à la base tiers référente de MATA I/O, la solution interroge automatiquement Sis ID pour tester le couple identifiant/coordonnées bancaires. La réponse est donnée en temps réel au valideur en responsabilité de ce tiers qui pourra ensuite être mis à jour dans l’ERP ou autre application de gestion du client (paie, moyens de paiement …). 2. Contrôle des virements Mata I/O dispose d’une formathèque qui lui permet de tester n’importe quel fichier de règlements et de vérifier que le compte payé est bien celui du tiers. Lors de chaque campagne, les règlements sont automatiquement pris en charge par MATA I/O qui les teste par comparaison avec la base tiers référente. Les ordres suspects sont mis en quarantaine dans un coffre-fort numérique dont ils ne sortiront qu’après validation par un valideur accrédité. Si l’ordre se révèle être une fraude, il peut être supprimé de la remise qui sera automatiquement recalculée et produite au format attendu par la banque. A ce contrôle sur IBAN, on peut rajouter des contrôles supplémentaires de récurrence ou d’anomalie sur montant par catégorie de tiers, mais aussi sur listes blanches ou noires de pays. « En associant le savoir-faire de Mata et de Sis ID, nous pouvons proposer un seul produit au client qui lui simplifie son quotidien. Nous pouvons nous concentrer sur nos métiers respectifs, suivre les évolutions de la fraude
Témoignage client : norauto
NORAUTO est un réseau d’établissements privés à caractère commercial dans le domaine de l’entretien automobile. Afin d’améliorer la sécurité des virements, Norauto a décidé de s’appuyer sur Mata IO pour implémenter SEPAMAIL DIAMOND au sein de son infrastructure. « Nos objectifs portaient sur la nécessité de protéger nos données, de contrôler les échanges et de sécuriser les virements. Nous avons alors sollicité MATA pour ses compétences sur le sujet. » Monsieur Derveaux, Trésorier Norauto France et International. ETABLISSEMENT : Norauto est leader européen de l’entretien automobile depuis plus de 50 ans. CONCEPT : Le réseau Norauto est déployé en France et partout dans le monde, il est composé de plus de 6.500 collaborateurs qui travaillent dans 400 centres et reçoivent 4 millions de clients par an. Le concept de « Centre Norauto » est innovant et original. Norauto est le premier prestataire de services autos à associer sous un même toit, un atelier d’entretien et de réparation automobile, une surface de vente de pièces détachées et d’articles liés à tous les types de mobilités (auto, vélos, scooters…). LOCALISATION : France et partout dans le monde SOLUTION : Sepamail Diamond déployé par MATA BENEFICES : Renforcement de la sécurité des paiements. INTEGRATEUR : MATA, avec un accompagnement efficace, professionnel et dans le respect des délais. Une équipe pour gérer les enjeux du projet Norauto Ce réseau en pointe dans sa catégorie de services, recherche l’amélioration continue et s’appuie sur des valeurs fortes : le partage, l’esprit entrepreneurial, la responsabilité et l’enthousiasme. Le pôle trésorerie de Norauto & Norauto international est gérée par équipe de 8 personnes. Elle est composée d’un Crédit Manager, de deux Trésoriers opérationnels qui couvrent la gestion de trésorerie quotidienne, de quatre Comptables flux financiers qui couvrent la comptabilité bancaire des centres et enfin d’un Responsable du service trésorerie, qui coordonne l’équipe et synchronise les actions avec le réseau. En sa qualité de Trésorier Norauto France et International, Mr Derveaux s’est attaché à déployer une solution à la hauteur des exigences du Groupe en matière de sécurité des virements dans les entreprises de « retail » : « Lors d’une réunion de travail et de synergie des services financiers, nous avons abordé la question de sécurité des virements dans un univers toujours plus digital où la fraude à la modification des données bancaires s’insinue dangereusement. Dans ce cadre, nous nous sommes fixés des objectifs ambitieux pour lesquels nous devions trouver des prestaires de service compétents. Nos objectifs portaient sur la nécessité de protéger nos données, de contrôler les échanges et de sécuriser les virements. Nous avons alors sollicité MATA – entre autres – pour ses compétences sur le sujet. » Les critères qui nous ont amenés à retenir la solution de Mata L’efficience du diagnostic : l’adéquation est totale entre, le besoin énoncé, les fonctionnalités demandées et, la solution SEPAMAIL DIAMOND déployée, bien centrée sur la protection des données dans l’environnement existant ; La compétence et l’honnêteté : « Nous avons recherché des solutions chez plusieurs prestataires et nous avons retenu MATA sur la base de son professionnalisme, sa souplesse, sa capacité à s’adapter et à avoir une démarche droite et honnête. À tous moments nous avons été informés du potentiel de la solution mais aussi de ses limites. » Un point essentiel pour avoir une vision réaliste du projet pour Mr Derveaux, Trésorier Norauto France et International. L’esprit d’innovation et la réactivité face aux contraintes techniques ; L’accompagnement toujours sérieux et positif ; MATA a porté le contrat principal pour Norauto auprès de la banque avec laquelle l’accord était en cours, « ce qui allège considérablement le travail administratif et juridique », appuie Mr Derveaux ; Le respect des délais, avec un déploiement qui a duré moins de 24 mois depuis la réunion de travail initiale. Dans ce délai est inclus le développement d’une API bancaire ! Enfin, le tarif est aussi parfaitement adapté au niveau de prestation. La Mise en œuvre de la solution SEPAMAIL DIAMOND chez Norauto « Ce qui ressort c’est une grande réactivité, tout a été étonnamment rapide et le rétroplanning initial a été respecté ». L’API de la banque a été connectée en moins d’un mois en partant de zéro. L’exploitation du logiciel et ses apports Norauto utilise SEPAMAIL DIAMOND déployé par MATA en aval de l’existant afin de sécuriser les données fournisseurs dès leur entrée dans la fiche fournisseur dédiée. Une approche innovante et originale qui s’appuie sur l’API bancaire pour la mise à disposition des données. Le gain RH est clair, c’est un ETP qui est libéré pour d’autres tâches au sein du service, et le temps de réponse qui pouvait s’allonger jusqu’à deux semaines prend aujourd’hui moins de 2 secondes ! En deux mois, plus de 550 demandes ont été émises et validées pour plus de 80% d’entre elles. Une performance annoncée après audit et atteinte dès la mise en œuvre. Les 100% ne sont pas atteints car certaines banques ne proposent pas encore le dispositif SEPAMAIL DIAMOND. La sécurité de flux est maximale, c’était la priorité de Norauto. A l’heure du bilan Le service délivré par les équipes MATA a été résumé en quelques mots par Mr Derveaux : « Facilité d’échange, capacité d’adaptation, honnêteté, mise en place solide et efficace, accompagnement fluide, adapté au contexte, au rythme et aux délais… Nous sommes extrêmement satisfaits de MATA qui a su répondre à 100% à nos besoins. » Voir le témoignage d’un autre client