Automatiser la comptabilité : ce que change la facture électronique
La facture électronique transforme la comptabilité : découvrez ce qu’elle change en matière d’automatisation, de saisie, de contrôle et de productivité.
Profitez du passage à la facture électronique pour sécuriser votre référentiel fournisseurs
La fraude au virement constitue un problème omniprésent pour les entreprises de nos jours, et elle s’est progressivement industrialisée, devenant de plus en plus technologique au fil des années. Qu’il s’agisse de la fraude au Président, de la fraude aux IBAN, du deepfake ou d’autres formes d’usurpation, ces attaques se produisent souvent à des moments où vous êtes plus vulnérable, comme pendant les congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou lors d’un changement d’outils informatiques. Avec la réforme de la facture électronique, les entreprises seront probablement confrontées à un nouveau type de fraude : la fraude à la e-facture COMMENT FONCTIONNE ACTUELLEMENT LA FRAUDE A LA FACTURATION ? La fraude à la facturation consiste pour un escroc à se faire passer pour un fournisseur afin de tenter de faire payer une ou plusieurs factures sur son compte plutôt que sur celui du fournisseur légitime. La méthode généralement utilisée consiste à obtenir une véritable facture fournisseur, puis à modifier le numéro de compte bancaire destinataire du virement. La plupart du temps, les fraudeurs numérisent la facture pour modifier discrètement le numéro de compte avant de la renvoyer au destinataire. Et pour être bien certain que le nouveau compte bancaire soit effectivement pris en compte par le service comptable de l’entreprise victime de la fraude, l’escroc va accompagner la facture falsifiée d’un courrier signalant le changement de compte. COMMENT CELA VA-T-IL FONCTIONNER AVEC LA REFORME DE LA FACTURE ELECTRONIQUE ? Bien sûr, ce type de fraude va également s’appliquer à la facture électronique, qui va devenir obligatoire pour les entreprises à partir de 2025. A compter de cette date, les entreprises françaises devront être en mesure d’intégrer des fichiers de factures directement dans leur système informatique. Dans ce contexte de changement d’organisation, mais aussi d’évolution des outils informatiques, les fraudeurs vont probablement recourir à des techniques sophistiquées de piratage, afin de modifier les éléments de facturation indiqués sur les factures électroniques dans le système d’information du fournisseur, ou bien s’introduire dans le système informatique du client pour effectuer des modifications directement dans sa base fournisseur. La fraude informatique est certes plus complexe à mettre en œuvre pour les fraudeurs car elle nécessite des technologies et des compétences avancées en informatique. Mais pas de quoi décourager les escrocs qui se sont énormément professionnalisés au cours de ces dernières années et qui disposent souvent de gros moyens informatiques. La fraude informatique est quasi indétectable en amont car elle n’implique pas d’interaction préalable avec l’entreprise attaquée. Par conséquent, le premier obstacle à ce type de fraude réside naturellement dans la qualité des outils et des procédures de sécurité informatique. CONTRÔLE DES COORDONNÉES BANCAIRES DES FOURNISSEURS Il serait parfaitement illusoire de croire que la facture électronique va mieux nous protéger contre la fraude sous prétexte que nous échangerons des fichiers XML. En fait ça risque plutôt d’être le contraire : on a pu noter par le passé que toutes les réformes d’importance et qui induisent des changements organisationnels et informatiques ont plutôt favorisé la fraude, dans un premier temps, en exploitant de nouvelles failles de sécurité. Il est d’ailleurs essentiel de souligner que la facture électronique ne dispense pas de la vérification des informations fournies par le fournisseur : la problématique du contrôle du compte du tiers payé reste la même qu’auparavant. Chez MATA, nous recommandons d’effectuer automatiquement une vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l’IBAN avec le tiers à payer, chaque fois qu’une nouvelle coordonnée est indiquée dans le flux de facture. Ces nouvelles coordonnées viendront enrichir le référentiel des tiers sûrs stocké dans notre solution antifraude MATA IO, permettant ainsi un contrôle ultime du fichier de règlement avant son envoi à la banque. Car, il est important de comprendre que quelle que soit la nature de la fraude, celle-ci finit toujours logée dans le fichier de paiement envoyé à la banque et que le fait d’avoir payé une facture à un escroc ne supprime en aucun cas la dette envers le fournisseur. En conclusion, la transition vers la facture électronique doit s’accompagner d’une réflexion sur la prévention de la fraude dans les entreprises. Il conviendra d’associer des procédures de vérification rigoureuses à des outils informatiques dédiés pour sécuriser son référentiel fournisseurs et ainsi réduire son risque de fraude. Contactez MATA pour en savoir plus
MATA IO : nouveau site pour se mettre à la page de la facturation électronique
La société MATA, créée en 1999, a séparé ses activités d’intégration et d’édition avec la création de MATA IO en décembre 2022 qui concentre désormais les activités d’éditeur. Cette décision nous a imposé de reprendre complètement le site internet MATA IO, exclusivement dédié jusque-là à nos solutions de vérification des tiers et des IBAN, MATA IO BANK SUITE et MATA IO Secure e LINK. Car la société MATA IO ajoute d’autres métiers à son catalogue qu’il était indispensable de présenter sur notre site. Dans un premier temps, nous nous sommes attachés à créer les pages dédiées à nos nouveaux métiers pour nous apercevoir rapidement qu’il fallait revoir l’ensemble du site. Alors tant qu’à faire, autant le moderniser vraiment en choisissant une nouvelle ergonomie plus userfriendly et des visuels complètement au goût du jour. Nous avons néanmoins conservé le logo et l’identité visuelle de l’entreprise mais la structure du site affiche nettement le nouveau positionnement des solutions de MATA IO, en adéquation avec les besoins de ses clients et l’actualité des entreprises. Juillet 2024 dans toutes les têtes pour la facturation électronique obligatoire L’enjeu majeur de MATA IO se lit sur la page d’accueil du site : la facturation électronique. La réforme s’applique dès juillet 2024 pour les grandes entreprises, au 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises. Nous avons voulu mettre en avant le logiciel MATA INV-IO qui permettra aux entreprises de s’adapter progressivement, de produire, d’envoyer, de recevoir les factures électroniques au bon format. Une solution modulaire conçue pour compléter votre existant, et non pas le remplacer. Naturellement, nous continuons à communiquer sur nos solutions antifraudes qui sont à l’origine de la société. Le panel de compétences et d’outils développés par MATA IO se décline sur le site, au fil d’une navigation fluide : la sécurisation des flux, la vérification des IBAN, la communication bancaire EBICS TS ou encore la gestion de trésorerie … D’autant qu’il nous est apparu assez vite que la dématérialisation des factures et la sécurité des tiers étaient des sujets complètement liés. On sait bien que les grosses réformes informatiques et organisationnelles font le lit de la fraude. La facture électronique ne fera pas exception à la règle. Demain, les entreprises vont intégrer directement dans leur système informatique des fichiers de factures dont elles vont devoir absolument contrôler l’intégrité avant de les comptabiliser. Et cela en adoptant peut-être la facture électronique MATA INV-IO, associée à nos solutions antifraudes MATA IO. Paroles d’experts et de clients Le nouveau site internet mise par ailleurs sur de courtes vidéos, « des paroles d’experts », qui présentent les solutions, les recommandent pour certaines, afin de dynamiser et d’illustrer le propos. Nous avons également donné la parole à nos clients utilisateurs qui sont sûrement les mieux placés pour parler de nous. « La solution MATA IO Bank Suite est à recommander à toute entreprise soucieuse de dématérialiser et de sécuriser ses paiements », écrit la société ALSACE HABITAT, bailleur social qui gère plus de 5000 logements. « MATA IO Secure e Link est une solution 100 % efficace, intuitive et ergonomique, portée par une équipe de proximité », salue le responsable comptable et administratif de l’entreprise de services numériques lyonnaise, ALTECA, implantée dans toute la France. Action, réaction ! Grâce à ce site internet, nous souhaitions aller à l’essentiel, prendre en compte les principales préoccupations des clients, leurs obligations, leurs contraintes et y répondre avec efficacité. La facturation électronique et la sécurité des flux arrivent en tête, donc ces problématiques devaient être lisibles au premier coup d’œil. Il ne vous reste désormais qu’à naviguer pour l’apprécier ! Contactez MATA pour en savoir plus
Mata et mata io au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique
MATA et MATA IO : deux sociétés complémentaires au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique La société MATA, solide et indépendante, sépare ses activités pour plus de lisibilité. Créée en 1999, MATA* se concentre aujourd’hui sur ses activités d’insertion. Elle conserve son expertise dans la commercialisation, la mise en place et la maintenance de solutions de sécurisation des flux, de la trésorerie, de dématérialisation fiscale et des factures. La nouvelle société MATA IO, créée en décembre 2022, reprendra l’activité éditoriale de MATA. MATA IO propose actuellement la seule solution du marché qui embarque la vérification des IBAN, la communication bancaire EBICS TS et le cash (sous différents formats et modes) afin de faciliter la vie des entreprises. MATA IO développe également un outil de facturation électronique. Cette offre permet de transformer les factures en flux XML et de les envoyer vers des plateformes de facturation publiques ou partenaires, mais aussi de les intégrer et de les enregistrer dans son ERP ou sa comptabilité. De quoi anticiper sereinement les exigences de l’administration fiscale dès juillet 2024, sans remettre en cause l’ensemble de son système d’information. Projets simplifiés MATA IO se concentrera sur son métier d’éditeur de solutions dans le domaine de la sécurisation des flux et de la dématérialisation des factures. La société MATA sera spécialisée dans leur distribution, leur intégration, et saura adapter ces progiciels aux besoins ainsi qu’à l’environnement des clients. La séparation des deux entités garantit l’optimisation de leurs compétences et vise un développement important sur l’ensemble de la France. Cette combinaison gagnante assure la réalisation et le succès de vos projets. This winning combination ensures the realization and success of your projects. *MATA est détenue à 100% par un actionnariat stable et indépendant. La société est en excellente santé financière, comme en témoigne sa notation Banque de France : EXCELLENT + Contactez MATA pour en savoir plus