Mise en conformité du tiers pour la facture électronique
Facture électronique – Le report de la mise en œuvre de la facture électronique offre aux entreprises une occasion précieuse de bien se préparer à cette réforme. En effet, ce délai supplémentaire peut être mis à profit dès à présent pour mettre à jour et enrichir ses bases de données clients. La mise en conformité des clients pour la facture électronique est une étape cruciale pour les entreprises face à l’adoption imminente de cette réforme. En effet, l’importance d’auditer et de mettre à jour les bases de données clients ne saurait être sous-estimée. Ce processus permet d’assurer que les informations soient complètes et exactes, garantissant ainsi la conformité avec les nouveaux modes opératoires et l’utilisation d’un identifiant unique d’adressage fourni par l’Administration fiscale. Audit des Bases de Données Clients La première étape de la mise en conformité consiste en un audit rigoureux des bases de données clients. Cet audit vise à identifier toute donnée manquante ou inexacte, un élément essentiel pour éviter les erreurs de facturation. Par exemple, une absence ou une erreur dans le numéro de TVA intracommunautaire peut entraîner le rejet de la facture, compromettant ainsi les opérations commerciales de l’entreprise. Enrichissement et Correction des Données Après l’audit, il est indispensable d’enrichir et de corriger les données clients. Ce processus peut être complexe, notamment lorsque les entreprises ne disposent que de la raison sociale de leurs clients. La recherche du bon SIREN dans une base de données légale peut être fastidieuse et chronophage, surtout en présence de sociétés homonymes ou de raisons sociales mal saisies. Disposer d’un outil de recherche puissant s’avère alors crucial pour collecter rapidement et de manière fiable les informations nécessaires. Surveillance Continue et Mise à Jour des Données Il est également vital de mettre en place des systèmes de surveillance continue pour maintenir l’intégrité des bases de données. Les modifications des fiches clients doivent être suivies en temps réel afin d’éviter toute désactualisation, particulièrement dans les environnements commerciaux dynamiques. Cette surveillance continue permet de garantir l’exactitude et l’actualité des informations, réduisant ainsi les risques d’erreurs, et donc de rejet de la facture. Prévention de la Fraude Dans le contexte actuel, caractérisé par une recrudescence des incidents de fraude, il est également impératif de protéger les entreprises contre ces risques. Avec la réforme de la facture électronique, les entreprises françaises devront intégrer des fichiers de facturation directement dans leurs systèmes informatiques. On peut supposer que les fraudeurs mettront à profit cette évolution organisationnelle et technologique pour utiliser des techniques de piratage sophistiquées et modifier les coordonnées bancaires dans les fichiers de factures électroniques ou accéder aux systèmes informatiques des entreprise afin de modifier directement leurs bases de données. Pour les contrer, la surveillance des fournisseurs devient aussi indispensable. Cela implique la mise en œuvre de contrôles continus et rigoureux sur les comptes bancaires des fournisseurs, afin de renforcer la sécurité financière et de prévenir toute tentative de fraude. Solutions et Outils de Conformité Des solutions comme MATA IO proposent des modules spécifiques pour l’audit, l’enrichissement des bases clients et la validation des comptes fournisseurs. Ces outils facilitent le travail des équipes comptables et renforcent la sécurité financière, tout en garantissant la conformité requise pour la facturation électronique. Conclusion La préparation des bases de données pour la facture électronique n’est pas seulement une exigence légale, c’est aussi une mesure prudente pour assurer la pérennité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Il est recommandé d’agir sans délai pour éviter les complications potentielles liées à l’introduction de cette réforme. Pour en savoir plus sur la conformité tiers !
Comment rater son passage à la facturation électronique en trois leçons
Pour s’assurer de rater son passage à la facturation électronique, il faut procrastiner un peu, ne pas communiquer du tout avec les équipes et surtout ne rien changer à ses méthodes ! MATA présente le guide parfait pour orchestrer un beau fiasco. La facturation électronique, cette révolution tant attendue dans le monde des affaires, laisse certaines entreprises perplexes. Alors que le calendrier de son entrée en vigueur est enfin fixé par la loi de finances 2024, certaines organisations semblent bien décidées à rater le coche. Mais comment faire pour s’assurer de passer à côté de cette opportunité de modernisation ? Voici trois leçons pour rater son passage à la facturation électronique avec brio. Leçon 1 : Attendre, Attendre et encore Attendre le passage à la facturation électronique Qui a dit que la procrastination ne payait pas ? Certainement pas ces entreprises qui préfèrent reporter indéfiniment le chantier de la facturation électronique. Avec un délai supplémentaire de deux années offert par le report de la réforme, pourquoi se presser ? Après tout, qui a le temps de s’informer sur une réforme qui n’aura lieu que dans longtemps ? Pas ces entreprises occupées à d’autres tâches bien plus urgentes, comme la virtualisation des salariés dans le Metaverse. La facture électronique attendra. Leçon 2 : Communiquer ? Pourquoi Faire ? Pourquoi embêter ses collaborateurs avec des informations inutiles sur des obligations lointaines ? Certaines entreprises ont clairement mieux à faire que de perdre leur temps à expliquer l’importance de la facturation électronique à leur équipe. Après tout, qui a besoin de collaborateurs informés et motivés ? Pas ces entreprises qui préfèrent repousser cette corvée à plus tard, et puis à encore plus tard. Après tout, l’ignorance est parfois source de bonheur, du moins jusqu’à ce que l’Administration pointe le bout de son nez. Leçon 3 : Rester dans le passé Pourquoi changer une équipe qui perd ? Ces entreprises ont bien compris que la digitalisation des processus n’était pas pour elles. Pourquoi réduire les délais de paiement quand on peut s’offrir un découvert bancaire ? Pourquoi automatiser les tâches quand on peut s’amuser avec des saisies comptables répétitives ? La facturation électronique ? Une lubie de modernité à laquelle ces entreprises préfèrent résolument tourner le dos. Après tout, pourquoi s’embêter à se moderniser quand on peut continuer à vivre dans un monde fait de fax et de pigeons voyageurs ? En conclusion, rater son passage à la facturation électronique n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît. Cela demande du temps, de l’effort et une bonne dose de détermination à rester ancré dans le passé. Mais après tout, qui a dit que l’avenir appartenait à ceux qui se lèvent tôt ? Si en revanche, vous faites plutôt partie de ceux qui préfèrent jouer avec un coup d’avance, venez découvrir nos solutions en cliquant sur : https://mataio-preprod.bubbelcom.com/e-facture/ Pour en savoir plus sur la facture électronique, contacter le 0806110020.
Facture Electronique : la DGFIP prend la parole
Plongez au cœur de la transformation numérique avec le webinar sur la facture électronique coanimé par MATA IO et la DGFIP. Découvrez les enjeux, le calendrier d’implémentation, et les outils disponibles pour naviguer avec succès dans cette évolution majeure. Cet article offre un aperçu complet sur la transition vers la facture électronique, soulignant l’importance de la préparation pour les entreprises de toutes tailles. Introduction à la Facture Électronique Le 21 mars dernier, un évènement significatif s’est tenu : un webinar dédié à la facture électronique, coanimé par MATA IO et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). Mmes SADRANI et MOGENTHALER-PARISE ont présenté les principes de la réforme, les entreprises concernées, le calendrier d’implémentation, et les outils et ressources disponibles pour accompagner les sociétés dans ce virage numérique crucial. La Méconnaissance des PME-TPE Après une petite vidéo introductive, elles ont révélé une réalité surprenante : une majorité de PME-TPE ne savent pas ce qu’est une facture électronique, la réduisant à une simple facture envoyée par email. Un sondage CSA pour REGATE indique que 75% des PME interrogées font cette confusion, tandis que 94% ne considèrent pas cette réforme une priorité. Calendrier d’Implémentation de la Réforme Rappelons que la réforme entre en vigueur dès septembre 2026, puisque toutes les entreprises soumises à la TVA devront être en mesure de recevoir une facture électronique à cette date. E-Invoicing et E-Reporting : Les Nouveaux Standards Les transactions entre entreprises françaises seront désormais encadrées par ce nouveau système de facture électronique aussi appelé e-invoicing, tandis que les échanges avec les particuliers et à l’international seront soumis à une obligation de transmission des données à postériori, appelée e-reporting. Les 2 dispositifs impliquant l’envoi des données de transaction à un portail de facturation, qu’il soit public (PPF) ou privé (PDP). Ce portail aura pour mission de contrôler la qualité des données, d’assurer l’acheminement des factures, et de vérifier leur conformité fiscale. Formats de Facture Électronique et Obligations Trois formats de factures ont été homologuées par l’Administration fiscale : deux formats XML, UBL et CII, et un format mixte, FACTUR X, associant un fichier UBL à un PDF. Dès septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI devront émettre leurs factures dans l’un de ces formats, une exigence qui s’étendra aux PME-TPE un an plus tard. En revanche, l’obligation de réception est la même pour tout le monde : dès septembre 2026, l’ensemble des entreprises, y compris les PME-TPE devront être en mesure de lire et d’intégrer les trois formats, puisque ce n’est pas le client qui choisit le format de la facture émise. Outre ces problématiques de formats, les entreprises devront s’assurer de disposer des données obligatoires de la facture électronique et s’assurer qu’elles sont justes, sous peine de voir leurs factures rejetées par le portail. Un gros travail de mise en conformité des bases clients doit être effectué sans plus attendre pour démarrer la phase de test prévue par le PPF dans le cadre du Pilote Facturation Electronique. Outils et Ressources pour les Entreprises Face à ces défis, la DGFIP a mis en place une palette d’outils pour préparer les entreprises : quizz, dépliants, fiches informatives… Ces ressources visent à éclairer les entrepreneurs sur les étapes à suivre pour une transition réussie. Solutions MATA IO pour la Facture Électronique Pour réaliser les opérations de mise en conformité, de production et de réception des factures électroniques, la gamme MATA IO offre des solutions modulaires. Forte de son expérience dans le domaine du contrôle et de l’enrichissement des tiers mais aussi de la dématérialisation des flux, MATA IO, membre du Pilote Facturation électronique, propose des solutions flexibles, expertes et évolutives qui permettront aux entreprises de faire face à ce challenge majeur. Pour en savoir plus sur la facture électronique
Loi de facturation : Les entreprises françaises soumises à la TVA auront 12 mois pour s’y plier
Loi de facturation : Dans le paysage entrepreneurial français, l’obligation de transition vers la facturation électronique marque une évolution significative, dictée par la loi de Finances 2020. D’ici au 1er septembre 2026, toutes les entités assujetties à la TVA devront avoir adopté ce système, amorçant ainsi un virage important vers le numérique. Cet article, initialement publié par Quentin Périnel le 12 mars 2024, plonge au cœur de cette mutation en s’appuyant sur un événement marquant qui a réuni plus de 2000 acteurs au Palais Brongniart à Paris. Loi de facturation : l’aube d’une révolution digitale Lors de la journée dédiée à la facturation électronique, la JFE2024, l’attention s’est portée sur l’impératif de la dématérialisation des factures. Cette initiative, qui s’inscrit dans la transition vers une économie « zéro papier », est loin d’être anecdotique. Elle soulève un débat crucial sur la préparation des entreprises françaises à ce changement majeur. Une enquête réalisée par OpinionWay pour Quadient apporte un éclairage sur la disposition des entreprises face à cette évolution. Loi de facturation : Entre disparités et adaptation Les résultats de l’enquête révèlent une diversité dans l’adoption des pratiques de dématérialisation. Près de la moitié des entreprises françaises ont déjà intégré la facturation électronique dans leurs processus financiers, soulignant une prise de conscience significative. Cependant, l’adoption des formats numériques ne se traduit pas nécessairement par une conformité aux exigences légales à venir. En effet, 83% des entreprises n’emploient pas encore les formats spécifiés par la loi, tels que l’EDI, le XML, l’UBL, et le CII, privilégiant plutôt l’usage du PDF simple ou la facturation papier. Les grandes entreprises en avant-garde Il est intéressant de noter que les structures de plus de 50 employés, notamment les ETI et les grands groupes, montrent une avancée notable dans ce domaine. Une majorité d’entre elles ont déjà engagé ou sont en cours d’implémentation de processus de facturation électronique, tant pour leurs fournisseurs que pour leurs clients. Malgré cette avance, le courrier électronique demeure le canal privilégié pour l’envoi des factures, devant les plateformes dédiées. Défis et perspectives La transition vers la facturation électronique ne va pas sans défis. Les entreprises se heurtent à des obstacles liés à leur écosystème, incluant des clients et fournisseurs encore réticents ou non équipés pour s’aligner sur ces nouvelles normes. La simplification et l’automatisation apportées par la facturation électronique sont indéniables une fois le système en place, mais la route vers une adoption universelle s’annonce complexe. Il est impératif que tous les acteurs du marché s’engagent dans cette transformation pour que l’écosystème entrepreneurial français puisse pleinement bénéficier des avantages de la facturation électronique. La loi de Finances 2020 n’est pas seulement un cadre réglementaire à respecter ; elle représente une opportunité d’accélérer la digitalisation des entreprises françaises, favorisant ainsi une économie plus durable et efficiente. En somme, la réunion de plus de 2000 personnes au Palais Brongniart à Paris pour discuter de la facturation électronique témoigne de l’importance et de l’urgence de ce sujet. Avec une échéance fixée au 1er septembre 2026, les entreprises françaises ont un délai de 12 mois pour se conformer à cette nouvelle loi, un défi qui nécessitera à la fois adaptation et collaboration entre tous les acteurs concernés. Pour en savoir plus sur la loi de facturation
Travailler avec des banques étrangères en tant que PME, Stratégies et Solutions
Lorsque vous êtes une petite ou moyenne entreprise (PME) basée en France, mais que vous avez des filiales ou des comptes à l’étranger, il devient essentiel de comprendre comment gérer efficacement vos transactions financières avec des banques étrangères. Cette situation peut sembler complexe, mais il existe des stratégies et des solutions pour faciliter vos opérations bancaires internationales. Connexions Directes : EBICS et SWIFT Une option pour travailler avec des banques étrangères consiste à établir des connexions directes via des protocoles d’échange. Deux options courantes sont EBICS et SWIFT. EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) : EBICS est un protocole de communication bancaire électronique largement adopté en France. Il permet aux entreprises de communiquer directement avec des banques en France, mais aussi en Allemagne, en Suisse, en Autriche ou au Luxembourg. La solution est efficace, peu couteuse, mais limitée aux pays cités ci-dessus. SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) : SWIFT est un réseau mondial de communication financière utilisé par de nombreuses institutions financières dans le monde entier. Il offre l’avantage de permettre des transactions avec un large éventail de banques dans de nombreux pays, mais il est couteux et plus complexe à mettre en place que EBICS. On l’a vu, les 2 solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients, mais il existe une 3e voie pour les PME qui ont des filiales dans des pays non couverts par EBICS et qui n’ont pas les moyens de mettre en œuvre SWIFT Utilisation de Banques Françaises de routage Une alternative à l’établissement de connexions directes avec des banques étrangères est de faire appel à une banque française pour faciliter vos opérations financières internationales. Voici comment cela fonctionne : Rapatriement de Relevés de Comptes : Une banque en France peut agir en tant qu’intermédiaire en rapatriant pour vous les relevés de comptes de vos établissements étrangers. Elle peut ensuite vous les proposer au téléchargement via des protocoles comme EBICS, vous permettant ainsi d’avoir une vue consolidée de vos comptes internationaux. Paiements Sortants : Pour les paiements sortants vers des comptes étrangers, vous pouvez utiliser le flux de paiement déplacé. Cela implique d’avoir une banque de routage en France qui notifiera la banque étrangère de réaliser le règlement. Cette méthode offre une solution pratique pour gérer vos transactions internationales de manière centralisée. Conclusion Travailler avec des banques étrangères en tant que PME peut sembler complexe de prime abord, mais il existe des solutions. Les connexions directes via des protocoles comme EBICS ou SWIFT permettent de communiquer directement avec les banques étrangères, et elles offrent des avantages certains, mais présentent l’inconvénient de la couverture pour EBICS et celui du coût pour SWIFT. Tandis que l’utilisation de banques de routage peut paraître complexe, mais il s’agit d’une offre assez largement proposée par les grandes banques françaises. Pour simplifier la gestion de vos comptes étrangers. Il est essentiel de choisir la solution qui convient le mieux à vos besoins spécifiques. En travaillant de manière proactive avec des experts financiers et en comprenant les avantages et les inconvénients de chaque approche, vous pourrez gérer et optimiser la trésorerie de l’ensemble des sociétés du groupe, qu’elles soient basées en France ou à l’étranger. Pour en savoir plus sur les stratégies et solutions pour travailler avec les banques étrangères !
Mettez à jour vos bases clients pour éviter les rejets
Dès septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire, nécessitant des bases clients à jour pour éviter les rejets. MATA IO propose TP UP pour l’enrichissement automatique des données clients, essentiel pour la conformité. Testez gratuitement 100 fiches avec MATA IO ! Dans le contexte actuel de transition vers la facturation électronique, de nombreuses entreprises se retrouvent confrontées à un défi majeur : la mise à jour et l’enrichissement de leurs bases de données clients. Ce processus, bien que crucial, peut se révéler complexe et chronophage. L’introduction de la facture électronique n’est pas simplement une question de technologie et de production de formats ; c’est aussi l’obligation d’assurer l’exactitude et l’intégralité des informations clients. Des données telles que les numéros SIREN, SIRET et de TVA sont indispensables pour une facturation sans rejet. Cependant, la question se pose : ces données sont-elles déjà présentes dans vos systèmes, et surtout, sont-elles fiables ? L’enrichissement des bases clients : une priorité Pour répondre à ce défi, MATA IO, acteur reconnu dans le domaine de la conformité des fournisseurs, propose la solution TP UP. Cette solution innovante offre une méthode automatisée pour l’enrichissement et la mise à jour des fiches clients. Elle se présente comme un outil incontournable pour les entreprises souhaitant se conformer aux nouvelles exigences sans pour autant sacrifier leur efficacité opérationnelle dans des mises à jour fastidieuses et chronophages. Testez gratuitement la solution TP UP Chez MATA IO, nous connaissons bien les enjeux et les difficultés que représente la mise à jour d’une base de données. C’est pourquoi, pour démontrer l’efficacité de TP UP, nous proposons une opportunité unique : tester gratuitement l’enrichissement de 100 fiches clients. Cette offre sans engagement permet aux entreprises de constater par elles-mêmes les bénéfices de la solution. Si vous souhaitez bénéficier de cette offre ou si vous avez des questions sur TP UP, il vous suffit de contacter MATA IO par e-mail. L’équipe est disponible pour répondre à vos interrogations et vous accompagner dans votre transition vers une facturation électronique fluide et conforme. Pour en savoir plus sur la conformité tiers !
Fraude au virement : comment éviter cette forme d’arnaque bancaire qui prend de l’ampleur
Fraude au virement – Dans un monde où la technologie et les transactions financières en ligne sont omniprésentes, une nouvelle forme d’arnaque bancaire a émergé, causant des pertes significatives aux entreprises et aux personnes. Quelles sont les stratégies pour s’en prémunir ? Fraude au virement : l’émergence des Prélèvements non autorisés Les cybercriminels ont développé une méthode sophistiquée pour détourner des fonds des comptes bancaires sans le consentement des titulaires. Cette technique, connue sous le nom de prélèvement non autorisé, implique l’utilisation frauduleuse d’identifiants de compte bancaire (IBAN) pour initier des transactions non consenties. Les pertes pour les victimes peuvent varier de quelques centaines à plusieurs centaines de milliers d’euros. Exploitation des failles du système SEPA L’arnaque aux prélèvements non autorisés tire parti des vulnérabilités du système de virements et prélèvements européens SEPA, en place depuis 2014. Dans ce système, une entreprise possédant un identifiant créancier SEPA (ICS) peut initier un prélèvement SEPA. Auparavant, les mandats de prélèvement devaient être signés et transmis à la fois au créancier et à la banque du client, offrant une couche supplémentaire de sécurité. Cependant, avec l’adoption du système SEPA, cette étape de vérification a été supprimée, laissant la responsabilité des mandats uniquement entre les mains du créancier. Insuffisance des mécanismes de contrôle Bien que les institutions financières aient mis en place des mécanismes de contrôle pour prévenir les fraudes, ces mesures se sont avérées insuffisantes face à l’ingéniosité des fraudeurs. Les banques et leurs clients doivent donc être extrêmement vigilants pour détecter et prévenir ces activités frauduleuses. Rôle actif des clients dans la protection de leurs comptes Les clients ont un rôle crucial à jouer dans la protection de leurs comptes. Ils doivent être proactifs en surveillant régulièrement leurs transactions et en signalant immédiatement toute activité suspecte. De plus, es particuliers peuvent demander à leur banque de créer une liste de créanciers autorisés ou interdits, ce qui peut servir de barrière supplémentaire contre les prélèvements non autorisés. Cadre légal et remboursement En cas de prélèvement non autorisé, la législation protège les clients. Les banques sont tenues de rembourser les sommes prélevées frauduleusement dans un délai de huit semaines. De plus, le délai de réclamation pour de telles transactions s’étend jusqu’à treize mois, offrant ainsi une fenêtre suffisante pour rectifier les transactions frauduleuses pour peu qu’on les ait détectées. Sensibilisation et éducation à la fraude au virement La sensibilisation et l’éducation des clients sur les risques de cyberfraude sont essentielles. Les banques et les institutions financières doivent jouer un rôle actif dans l’éducation de leurs clients sur les signes avant-coureurs des arnaques et les meilleures pratiques pour sécuriser leurs comptes en ligne. Technologies de sécurité avancées Pour les entreprises, qui ont souvent de gros volumes de prélèvements, il existe des logiciels de sécurité qui vont rapprocher automatiquement les prélèvements autorisés de ceux qui vont passer en banque, de manière à pouvoir bloquer le prélèvement avant même qu’il ne soit opéré sur le compte de l’entreprise. L’intelligence artificielle pour détecter les comportements anormaux, peut également contribuer à prévenir ces types d’arnaques. Collaboration entre les banques et les autorités Une collaboration étroite entre les banques, les autorités réglementaires et les forces de l’ordre est cruciale pour lutter contre les arnaques bancaires. Le partage d’informations sur les nouvelles méthodes de fraude et les stratégies de prévention peut renforcer les défenses collectives contre les cybercriminels. Conclusion La menace des prélèvements non autorisés est un rappel sérieux de la nécessité d’une vigilance constante dans le monde numérique. Les clients, les banques et les autorités doivent travailler de concert pour prévenir les pertes dues à ces activités frauduleuses. En restant informés, en adoptant des pratiques de sécurité rigoureuses et en utilisant les outils technologiques disponibles, il est possible de réduire considérablement le risque d’être victime de ces arnaques sophistiquées. Contactez MATA pour en savoir plus sur la fraude au virement.
Cyberattaques : les dirigeants, cible préférée des hackers
Dans le monde numérique actuel, les dirigeants d’entreprises sont devenus des cibles privilégiées pour les cybercriminels. Ces derniers, usant de tactiques sophistiquées, visent spécifiquement les hauts responsables pour accéder à des informations sensibles ou pour mener des fraudes financières. Faisons le point sur cette tendance inquiétante et sur les mesures que les entreprises peuvent prendre pour se protéger. L’Émergence des Cyberattaques ciblant les dirigeants Les dirigeants d’entreprise, souvent moins conscients des risques liés à leur présence en ligne, sont désormais douze fois plus susceptibles d’être ciblés par des cyberattaques que les autres employés. Cette vulnérabilité accrue est principalement due à leur accès privilégié à des informations confidentielles et à leur pouvoir de prendre des décisions financières importantes. Techniques de Cyberattaques courantes Les cybercriminels utilisent diverses méthodes pour cibler les dirigeants. L’une des plus courantes est la « fraude au président », où les attaquants se font passer pour un haut responsable pour inciter un employé à effectuer un paiement ou à transférer des fonds. D’autres techniques incluent le phishing, où des emails frauduleux sont utilisés pour obtenir des informations sensibles, et les attaques de type « man-in-the-middle », où les communications sont interceptées pour voler des données. Impact des Cyberattaques sur les entreprises Les conséquences des cyberattaques ciblant les dirigeants peuvent être dévastatrices pour les entreprises. Elles vont de la perte financière directe à la compromission de données sensibles, en passant par une atteinte à la réputation de l’entreprise. Dans certains cas, ces attaques peuvent même avoir des implications réglementaires et légales. Stratégies de prévention et de réponse Pour contrer ces menaces, les entreprises doivent adopter une approche proactive. Cela inclut la formation des dirigeants aux meilleures pratiques de cybersécurité, l’implémentation de solutions de sécurité robustes, et la mise en place de protocoles de réponse en cas d’incident. Il est également crucial de sensibiliser tous les employés aux risques de cyberattaques et de renforcer les politiques de sécurité informatique. Le Rôle des technologies de sécurité Pour prévenir les cyberattaques, il existe aujourd’hui des progiciels de sécurité dédiés. Ils permettent de détecter les changements dans les bases fournisseurs de l’entreprise, d’interroger des dispositifs interbancaires (tels que SEPAMAIL Diamond ou SIS ID) pour valider les comptes des tiers et de tester les fichiers de règlement avant envoi en banque. Ces technologies permettent également d’analyser les modèles de comportement et de détecter les anomalies qui pourraient indiquer une tentative de piratage ou de fraude. Importance de la gouvernance en cybersécurité La mise en place d’une gouvernance solide en matière de cybersécurité est cruciale. Cela implique la création de politiques claires, la définition de responsabilités et la mise en œuvre de contrôles internes pour surveiller et gérer les risques de sécurité. Défis et perspectives Alors que les cyberattaques deviennent de plus en plus sophistiquées, les entreprises doivent constamment évaluer et améliorer leurs stratégies de cybersécurité. Cela inclut l’investissement dans la formation continue, la mise en œuvre de logiciels dédiés à la sécurité des flux et la préparation d’une réponse efficace aux attaques. Conclusion La menace croissante des cyberattaques ciblant les dirigeants d’entreprise nécessite une attention et un plan d’actions immédiat. En investissant dans des stratégies et des solutions informatiques robustes, les entreprises peuvent protéger leurs actifs les plus précieux et maintenir la confiance de leurs clients et partenaires. Contactez MATA pour en savoir plus
Profitez du report de la facture électronique pour enrichir vos bases clients
La Facture Électronique : un Report Salutaire ? Cet été, le monde des entreprises a poussé un soupir de soulagement : la date butoir pour la facture électronique a été repoussée à 2026. Ce report a été décidé en juillet dernier par l’Administration fiscale, qui avait probablement sous-estimé l’ampleur de la tâche et n’a pas encore finalisé son portail public de facturation (PPF). Cette décision a été accueillie avec soulagement par les entreprises, nombreuses à ne pas avoir encore entamé ce chantier colossal. Mais ce répit inattendu ne doit pas être gaspillé. C’est maintenant que le travail commence ! Le Nettoyage et l’Enrichissement des Bases Clients : une Priorité La facture électronique va imposer la production et la transmission de données qui ne sont pas nouvelles, mais qui peuvent être absentes ou inexactes dans les bases clients des entreprises. Pour rappel, les entreprises enverront leurs factures à leurs clients par l’intermédiaire du portail de facturation, en utilisant un identifiant unique d’adressage fourni par l’Administration fiscale dans un annuaire centralisé. Cet identifiant sera choisi par le client et peut être au niveau SIREN, SIRET ou code/adresse de routage. Le numéro de TVA intracommunautaire, déjà théoriquement obligatoire, le deviendra de facto, puisque ce sera une zone contrôlée de la facture. Diagnostic, Corrections et Enrichissement : les Étapes Cruciales La première étape consiste à auditer sa base clients pour détecter les informations manquantes, puis à corriger et enrichir cette base. Certaines données peuvent ne jamais avoir été saisies parce qu’elles n’étaient pas obligatoires à l’époque, ou elles peuvent être devenues erronées par manque de mise à jour. Si vous disposez des SIREN, il est possible de récupérer les SIRET associés ou de calculer un numéro de TVA intracommunautaire. Cependant, si vous ne disposez que de la Raison Sociale, la tâche se complique, car il faut trouver le bon SIREN dans une base de données d’informations légales, ce qui peut s’avérer complexe et chronophage. En effet, il existe quantité de sociétés homonymes, de raisons sociales mal saisies dans les systèmes d’informations, et à moins de disposer d’un outil de recherche puissant, vous aurez du mal à collecter cette information de manière rapide et fiable. Il vous faudra également vous assurer que cette société est toujours active, que les éléments d’adresse sont toujours corrects, mais aussi détecter et neutraliser les doublons. Le Contrôle Continu : Garantir l’Intégrité des Bases Une fois le travail d’audit et d’enrichissement effectué, il est essentiel de maintenir l’intégrité des bases clients dans le temps. Les bases de données, quelles qu’elles soient, vieillissent rapidement, même avec la meilleure volonté des utilisateurs. La solution consiste à surveiller en continu les créations ou changements dans les fiches clients et à s’assurer qu’elles restent conformes à la facture électronique. Plutôt qu’un traitement ponctuel, une application qui tourne en continu va automatiquement détecter les anomalies et collecter les informations nécessaires pour maintenir la fiche client à jour, sans alourdir la charge de travail des équipes comptables. Sécuriser son Référentiel Fournisseurs La période actuelle, marquée par une augmentation des fraudes, nécessite également de contrôler efficacement les comptes bancaires des fournisseurs et des salariés. Après l’audit et la correction des bases clients, il est recommandé de mettre en place un contrôle continu des bases fournisseurs ou salariés. Automatiser la détection des changements et la validation des comptes fournisseurs devient essentiel. Car, face à la fraude, le volontariat, n’est pas une option : l’objectif est de rendre les contrôles incontournables via une application qui simplifie la tâche des équipes comptables et renforce la sécurité financière des entreprises Des équipes sereines avec la solution MATA IO Pour réaliser ces opérations d’enrichissement des fiches clients et de contrôle des fournisseurs, la gamme MATA IO offre des solutions modulaires. Forte de son expérience dans le domaine du contrôle des tiers et de la facture électronique, MATA IO propose des progiciels permettant d’auditer et d’enrichir les bases clients en plus de valider les comptes bancaires des fournisseurs et de vérifier les fichiers de règlement. En conclusion, la facture électronique, c’est demain, et il est préférable de se préparer dès maintenant pour s’assurer d’être en conformité avec les exigences réglementaires tant nationales qu’européennes. Des solutions flexibles, expertes et évolutives, telles que proposées par MATA IO, membre du Pilote Facturation Electronique permettront aux entreprises de faire face à cet environnement numérique en constante évolution. Pour en savoir plus sur la conformité tiers !
La fraude en entreprise : Où en sommes-nous en 2023 ?
Les exemples de fraude en entreprise ne manquent pas. Tous les domaines d’activités sont touchés et le phénomène, bien que connu, prend même de l’ampleur. De façon étonnante, les fraudes au président ou au fournisseur restent les plus pratiquées : elles sont simples à mettre en œuvre et très efficaces. C’est pourquoi, elles prospèrent depuis dix ans. Ces fraudes consistent à se faire passer pour le dirigeant d’une société ou pour le directeur financier d’un fournisseur, par mail, par téléphone, afin de rediriger des paiements vers de nouvelles coordonnées bancaires. Les transactions transitent le plus souvent par des comptes à l’étranger pour mieux brouiller les pistes et limiter les chances des autorités de tracer ces flux. Le scénario est bien rodé, l’escroc très préparé. Il a généralement récupéré beaucoup d’informations pour être le plus crédible possible. Il utilise le caractère urgent et confidentiel de l’opération et insiste sur la notion de confiance envers le collaborateur floué. Le service comptable de l’entreprise est, bien sûr, une cible récurrente. Des pertes colossales Certaines entreprises ont subi des pertes colossales chiffrées en millions d’euros. Il ne faut pas se croire à l’abri d’une telle situation. Des groupes comme Michelin et même KPMG, expert en audit et en comptabilité, ont subi cette fraude avec des pertes respectives qui se chiffrent en millions d’euros entre 2012 et 2014. Plus récemment, fin 2021, le promoteur immobilier parisien Sefri-Cime s’est fait escroquer d’au moins 33 millions d’euros. À la même période, en Haute-Marne, une entreprise de métallurgie a été victime d’une « arnaque au président », elle aussi, pour une perte de 300 000 euros. De nombreuses entreprises touchées par la fraude en entreprise Ces escroqueries aux faux ordres de virement, émanant d’un faux fournisseur ou d’un prétendu président, arrivent en tête du top 5 des tentatives de fraudes. Une étude portée par le cabinet Euler Hermes (spécialisé dans l’assurance à la fraude) et l’association nationale des Directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG) avancent plusieurs chiffres : plus d’une entreprise sur sept a été victime d’une tentative de fraude, plus d’une sur quatre a subi au moins une fraude avérée. Des impacts désastreux Ce type de fraude peut avoir des conséquences désastreuses. Financièrement avant tout. L’entreprise peut mettre des mois, des années à se remettre d’une telle crise. Lorsque le préjudice est trop important, elle est contrainte de se séparer d’employés, voire de déposer le bilan. L’impact sur l’image de marque est également préoccupant. La dégradation des relations commerciales, la perte de confiance des clients, des fournisseurs et même des collaborateurs en découlent. La troisième répercussion est psychologique pour le salarié victime de l’arnaque. Stress, anxiété, mise sous pression, défiance de la part des collègues pèsent, démotivent, poussent vers la sortie. Il peut aussi arriver que l’entreprise procède au reclassement de l’employé ciblé par la fraude. Ou, dans le pire des cas, à son licenciement. Comment se prémunir de la fraude en entreprise ? La sensibilisation des personnels est importante, mais elle ne suffit pas. Il est nécessaire aujourd’hui de sécuriser ses outils afin de s’obliger à rester dans ses procédures. Plus concrètement, pour lutter contre la fraude, il faut pouvoir détecter en continu et de façon systématique tous les changements de coordonnées bancaires dans ses bases de tiers. L’entreprise doit être en mesure de vérifier les IBAN français et étrangers de ses fournisseurs par interrogation de bases référentes (SEPAmail, SIS ID) et de contrôler ses fichiers de règlements avant envoi en banque. En outre, il convient d’automatiser le contrôle des prélèvements fournisseurs qui ont également la faveur des escrocs. Il s’agit en effet d’une fraude facile à réaliser : il suffit d’envoyer à la banque un prélèvement correct sur la forme car celle-ci n’a plus de moyen de vérifier la légitimité de l’opération depuis qu’elle ne dispose plus de l’autorisation de prélèvement. C’est exactement ce que propose MATA IO pour sécuriser vos bases fournisseurs et vos paiements, et ce depuis 10 ans, date à laquelle la fraude est arrivée en France. Depuis, bien que nous soyons tous très informés et convaincus qu’elle ne passera pas par nous, elle continue de faire des ravages dans les entreprises. Si la sensibilisation des collaborateurs est souvent assurée, l’urgence aujourd’hui est de se doter d’outils informatiques dédiés à la lutte contre la fraude. Contactez MATA pour en savoir plus