Comment sécuriser ses prélèvements fournisseurs ?
Découvrez comment sécuriser vos prélèvements fournisseurs : vérification des mandats, contrôle des coordonnées bancaires et surveillance des autorisations.
Connaissez vous VIDA ? – Facture électronique
En France, la réforme de la facture électronique va nous contraindre à faire évoluer nos systèmes d’information, c’est sûr. Mais quand on sait que la facture électronique française n’est que le prélude de la facture électronique européenne, il vaut mieux envisager ce projet de e-facture dans sa globalité. La facturation électronique est un sujet d’actualité dans l’Union européenne, avec un projet de directive récemment proposé par la Commission européenne qui pourrait avoir des implications majeures pour les entreprises à travers le continent. La Proposition VIDA Fin décembre 2022, la Commission européenne a présenté un projet de directive relatif à la TVA à l’ère du numérique, connu sous le nom de VIDA (VAT in the Digital Age). Ce projet vise à généraliser l’obligation de facturation électronique dans toute l’Union européenne. Les États membres ont perdu 93 milliards d’euros de recettes de TVA en 2020 selon le rapport 2022 sur l’écart de TVA . Des estimations prudentes suggèrent qu’un quart des recettes manquantes peuvent être directement attribuées à la fraude à la TVA liée au commerce intra-UE. En outre, les régimes de TVA dans l’UE peuvent encore être contraignants pour les entreprises, en particulier pour les PME, les scale-up et les autres entreprises qui opèrent de manière transfrontalière. La Situation en France En France, les entreprises se préparent à l’obligation progressive de la facturation électronique entre elles. Même si le délai initial du 1er juillet 2024 vient d’être reporté par l’Administration Fiscale, on peut raisonnablement penser que la e-facture s’imposera aux entreprises françaises au plus tard en 2026. Dans le même temps, la Commission européenne réfléchit à étendre cette obligation à toute l’Union européenne. Les Détails du Projet Le projet de directive VIDA, s’il est adopté, entraînera plusieurs changements majeurs dans la facturation électronique. À partir de 2024, les États membres pourront imposer la facturation électronique, facilitant ainsi sa généralisation dans toute l’Union européenne. De plus, le projet prévoit la suppression de l’obligation d’obtenir l’acceptation du client pour émettre et transmettre une facture électronique. Cela pourrait accélérer l’adoption de la facturation électronique et réduire les obstacles administratifs. À partir de 2028, la définition de la facturation serait modifiée, et toute facture serait considérée comme électronique, sauf dans les États membres qui souhaiteraient continuer à accepter les factures papier. Pour les flux intracommunautaires, la facturation électronique serait imposée, avec une obligation de reporting en temps quasi réel. Cela pourrait améliorer la transparence et l’efficacité des transactions commerciales à travers l’UE. Implications pour les Entreprises Françaises Les entreprises françaises, qui se préparent déjà à l’obligation nationale de facturation électronique, doivent également prendre en compte ce projet de directive. Car, si le projet européen est adopté, la facture électronique devra être un fichier structuré, et les formats hybrides ne seront probablement pas acceptés. Les entreprises doivent donc commencer à se préparer à émettre et recevoir un format de facture électronique valide dans toute l’UE et non pas qu’en France Un système d’information adaptable : Face à cette perspective de changement et afin de garantir une transition en douceur vers la facturation électronique, il est crucial pour les entreprises de trouver des solutions adaptées à leurs besoins. Peut-être vaut-il mieux opter pour des solutions de conversion qui vont permettre de produire et de recevoir les formats homologués en France et se laisser le temps de migrer son système d’information pour être bien certains de répondre aux normes françaises et européennes. Opter pour des systèmes d’information adaptables et des solutions de conversion peut être une approche judicieuse. La solution MATA INV-IO se présente comme une option efficace pour s’interfacer avec les systèmes existants, produire et recevoir des factures aux formats homologués en France, en attendant les futurs formats européens. Conclusion : La facturation électronique est incontestablement un sujet qui prend de l’ampleur en France et dans toute l’Union européenne. Avec la proposition VIDA, la Commission européenne vise à généraliser l’obligation de facturation électronique dans l’ensemble du continent pour lutter contre la fraude à la TVA et faciliter les transactions intra-UE. Les entreprises françaises sont confrontées à une évolution inéluctable de la facturation électronique, et il est préférable de se préparer dès maintenant pour s’assurer d’être en conformité avec les exigences tant nationales qu’européennes. Des solutions flexibles et évolutives, telles que MATA INV-IO, permettront aux entreprises de naviguer avec succès dans cet environnement numérique en constante évolution. Contactez MATA pour en savoir plus
Profitez du passage à la facture électronique pour sécuriser votre référentiel fournisseurs
La fraude au virement constitue un problème omniprésent pour les entreprises de nos jours, et elle s’est progressivement industrialisée, devenant de plus en plus technologique au fil des années. Qu’il s’agisse de la fraude au Président, de la fraude aux IBAN, du deepfake ou d’autres formes d’usurpation, ces attaques se produisent souvent à des moments où vous êtes plus vulnérable, comme pendant les congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou lors d’un changement d’outils informatiques. Avec la réforme de la facture électronique, les entreprises seront probablement confrontées à un nouveau type de fraude : la fraude à la e-facture COMMENT FONCTIONNE ACTUELLEMENT LA FRAUDE A LA FACTURATION ? La fraude à la facturation consiste pour un escroc à se faire passer pour un fournisseur afin de tenter de faire payer une ou plusieurs factures sur son compte plutôt que sur celui du fournisseur légitime. La méthode généralement utilisée consiste à obtenir une véritable facture fournisseur, puis à modifier le numéro de compte bancaire destinataire du virement. La plupart du temps, les fraudeurs numérisent la facture pour modifier discrètement le numéro de compte avant de la renvoyer au destinataire. Et pour être bien certain que le nouveau compte bancaire soit effectivement pris en compte par le service comptable de l’entreprise victime de la fraude, l’escroc va accompagner la facture falsifiée d’un courrier signalant le changement de compte. COMMENT CELA VA-T-IL FONCTIONNER AVEC LA REFORME DE LA FACTURE ELECTRONIQUE ? Bien sûr, ce type de fraude va également s’appliquer à la facture électronique, qui va devenir obligatoire pour les entreprises à partir de 2025. A compter de cette date, les entreprises françaises devront être en mesure d’intégrer des fichiers de factures directement dans leur système informatique. Dans ce contexte de changement d’organisation, mais aussi d’évolution des outils informatiques, les fraudeurs vont probablement recourir à des techniques sophistiquées de piratage, afin de modifier les éléments de facturation indiqués sur les factures électroniques dans le système d’information du fournisseur, ou bien s’introduire dans le système informatique du client pour effectuer des modifications directement dans sa base fournisseur. La fraude informatique est certes plus complexe à mettre en œuvre pour les fraudeurs car elle nécessite des technologies et des compétences avancées en informatique. Mais pas de quoi décourager les escrocs qui se sont énormément professionnalisés au cours de ces dernières années et qui disposent souvent de gros moyens informatiques. La fraude informatique est quasi indétectable en amont car elle n’implique pas d’interaction préalable avec l’entreprise attaquée. Par conséquent, le premier obstacle à ce type de fraude réside naturellement dans la qualité des outils et des procédures de sécurité informatique. CONTRÔLE DES COORDONNÉES BANCAIRES DES FOURNISSEURS Il serait parfaitement illusoire de croire que la facture électronique va mieux nous protéger contre la fraude sous prétexte que nous échangerons des fichiers XML. En fait ça risque plutôt d’être le contraire : on a pu noter par le passé que toutes les réformes d’importance et qui induisent des changements organisationnels et informatiques ont plutôt favorisé la fraude, dans un premier temps, en exploitant de nouvelles failles de sécurité. Il est d’ailleurs essentiel de souligner que la facture électronique ne dispense pas de la vérification des informations fournies par le fournisseur : la problématique du contrôle du compte du tiers payé reste la même qu’auparavant. Chez MATA, nous recommandons d’effectuer automatiquement une vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l’IBAN avec le tiers à payer, chaque fois qu’une nouvelle coordonnée est indiquée dans le flux de facture. Ces nouvelles coordonnées viendront enrichir le référentiel des tiers sûrs stocké dans notre solution antifraude MATA IO, permettant ainsi un contrôle ultime du fichier de règlement avant son envoi à la banque. Car, il est important de comprendre que quelle que soit la nature de la fraude, celle-ci finit toujours logée dans le fichier de paiement envoyé à la banque et que le fait d’avoir payé une facture à un escroc ne supprime en aucun cas la dette envers le fournisseur. En conclusion, la transition vers la facture électronique doit s’accompagner d’une réflexion sur la prévention de la fraude dans les entreprises. Il conviendra d’associer des procédures de vérification rigoureuses à des outils informatiques dédiés pour sécuriser son référentiel fournisseurs et ainsi réduire son risque de fraude. Contactez MATA pour en savoir plus