Comment préparer sa base de tiers à la facture électronique ?
Découvrez comment préparer votre base de tiers à la facture électronique : collecte, vérification des données et mise en conformité avec les nouvelles obligations.
Les logiciels de trésorerie : réservés aux grands groupes ? Faux !
Les logiciels de trésorerie ne sont pas réservés aux grands groupes ! Découvrez comment ils aident aussi les PME à optimiser leur gestion financière au quotidien.
Pourquoi faire du virement instantané ?
Découvrez pourquoi utiliser le virement instantané : rapidité des transactions, sécurisation des paiements et amélioration de la relation avec vos partenaires.
Les 3 pièges à éviter dans vos prévisions de trésorerie
Découvrez les 3 pièges à éviter dans vos prévisions de trésorerie : surestimation des revenus, sous-estimation des dépenses et manque d’actualisation régulière.
Les 3 raisons d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie
Découvrez 3 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie : gain de temps, meilleure visibilité financière et optimisation des flux de trésorerie
Comment sécuriser ses prélèvements fournisseurs ?
Découvrez comment sécuriser vos prélèvements fournisseurs : vérification des mandats, contrôle des coordonnées bancaires et surveillance des autorisations.
Atelier FORUMDIMO – Sécurisation des flux bancaires avec MATA IO
Jeudi dernier, au Palais de la Bourse à Lyon, s’est tenu un atelier très intéressant dans le cadre du FORUMDIMO, intitulé : « Comment le groupe Martin BELAYSOUD sécurise ses flux bancaires avec la solution MATA IO ». L’atelier était animé par Luc Meunier, ingénieur commercial chez DIMOSOFTWARE, qui a introduit les intervenants et mené les échanges. Frédéric Thomas, représentant du groupe Martin BELAYSOUD, a partagé un retour d’expérience concret sur les résultats obtenus dans la lutte contre la fraude, grâce à l’implémentation de MATA IO. À ses côtés, Marie-Thérèse Brogly, fondatrice et dirigeante de MATA IO, a détaillé les fonctionnalités de la solution et son apport en matière de sécurisation des flux financiers. Une session claire et enrichissante, qui a mis en lumière l’efficacité des outils digitaux pour renforcer la sécurité des règlements en entreprise. Pour en savoir plus sur nos logiciels, contacter le 0806110020.
Facturation électronique 2026 : 6 mois pour nettoyer et enrichir ses bases clients, 1 an pour être prêt
Facturation électronique – L’échéance approche : à partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront être en mesure d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées. Pour éviter des rejets de facture et des retards de paiement, la fiabilisation des données clients est indispensable. Objectif : en 6 mois, structurer, nettoyer et enrichir les données clients et fournisseurs. Dès septembre 2025, collecter les informations d’adressage de ses clients pour une facturation électronique sans accroc. Un enjeu clé : des données clients précises et fiables Chaque facture devra contenir des informations précises pour être acceptée par les plateformes de dématérialisation, notamment : Le SIREN : identifiant unique de l’entreprise. Le numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire pour les transactions en Europe. L’identifiant d’adressage : choisi par le client, qui peut comporter un SIRET (identifiant de l’établissement) . Une information erronée ou absente peut entraîner le rejet des factures, des retards de paiement et des problèmes de conformité fiscale. Nettoyer ses bases de données : une priorité absolue Un audit rigoureux des bases clients et fournisseurs est indispensable pour repérer et corriger les erreurs. Ce travail comprend : ✅ Vérification des SIREN, SIRET et numéros de TVA. ✅ Élimination des doublons et des fiches obsolètes. ✅ Complétion des données manquantes pour garantir une facturation fluide. Un référentiel client propre et à jour est une condition sine qua non pour assurer une transition en douceur vers la facturation électronique. Enrichir ses bases avec des outils adaptés Des solutions existent pour automatiser cette collecte et fiabiliser les données : Accès aux bases officielles (INSEE, VIES…). Vérification et récupération automatique des informations légales des entreprises. Mise à jour continue des données clients et fournisseurs. L’enrichissement des bases ne doit pas être un travail ponctuel, mais un processus continu. Il est essentiel de suivre les évolutions des entreprises partenaires (changement de raison sociale, de siège social, radiation…) pour éviter toute mauvaise surprise. Structurer son adressage et collecter les identifiants de facturation Dès septembre 2025, l’annuaire centralisé de la facturation électronique sera disponible, pour répertorier les données d’adressage des entreprises. A cette date, les entreprises devront idéalement avoir arrêté leurs codes d’adressage (SIREN, SIRET ou SIREN SUFFIXE), mais aussi commencé à collecter les adresses électroniques de facturation de leurs clients. Pourquoi anticiper cette collecte ? ✔ Éviter les retards : une adresse mal renseignée peut bloquer la transmission des factures et retarder les paiements. ✔ Garantir la conformité : l’identifiant d’adressage sera probablement une donnée obligatoire sur la facture. Comment bien préparer cette collecte ? ✅ Communiquer avec les clients pour expliquer la démarche et obtenir leur coopération. ✅ Mettre en place un processus de validation pour s’assurer que les adresses collectées sont correctes et opérationnelles. ✅ Utiliser des outils automatisés pour centraliser, mettre à jour et sécuriser ces informations en continu. Les bons outils pour une mise en conformité efficace Des solutions spécialisées, comme MATA IO, facilitent l’audit, l’enrichissement et la mise à jour des bases de données. Ces outils permettent de : ✅ Automatiser la validation des informations clients et fournisseurs. ✅ Assurer la conformité du référentiel dans le temps, sans effort manuel excessif. ✅ Sécuriser les transactions et prévenir les fraudes liées à la facturation électronique. Conclusion : 6 mois pour fiabiliser les données, 1 an pour être prêt à la facturation électronique Le passage à la facturation électronique impose aux entreprises une organisation rigoureuse de leurs données. L’anticipation est la clé d’une transition fluide. Les entreprises qui agissent dès aujourd’hui vont s’éviter bien des complications en 2026. Pour en savoir plus sur nos logiciels, contacter le 0806110020.
Pourquoi est-il difficile de contrôler un virement ?
Contrôler un virement – Le contrôle des virements est devenu une préoccupation majeure pour les entreprises, à la fois pour se prémunir contre la fraude et pour éviter les erreurs humaines susceptibles de perturber les paiements. Cependant, ce processus reste complexe en raison des limites des systèmes de paiement actuels. Les enjeux de contrôler un virement Assurer le contrôle des bénéficiaires dans le cadre des virements est crucial pour : Prévenir la fraude : les escroqueries ciblant les coordonnées bancaires, telles que la fraude au président ou au changement de RIB, sont en forte augmentation. Éviter les erreurs de saisie : une simple faute de frappe dans les informations d’un bénéficiaire peut entraîner la non-exécution d’un paiement. Pour garantir la sécurité d’un virement, il est nécessaire de vérifier que le bénéficiaire correspond au compte bancaire renseigné. Cependant, plusieurs obstacles rendent ce contrôle difficile. Les limitations des systèmes actuels pour contrôler un virement 1. Informations limitées dans les formats de paiement Dans les formats modernes de transactions tels que l’ISO 20 022 (qui inclut les virements SEPA et les virements internationaux), seules deux informations sont obligatoires pour identifier un bénéficiaire : La dénomination du bénéficiaire (nom ou raison sociale). L’identifiant bancaire du compte à payer (IBAN). Cette simplification, bien que pratique pour les paiements rapides, complique le contrôle, car : Il n’existe pas de champ obligatoire pour un identifiant formel tel qu’un numéro SIREN, un numéro de TVA, un LEI ou un DUNS pour les entreprises internationales. Dans le cas des particuliers, seuls le nom et le prénom, souvent regroupés dans un seul champ, sont renseignés, rendant les rapprochements encore plus complexes. 2. Données incomplètes et non fiables Les bases de données des entreprises, qu’il s’agisse d’un ERP ou d’un logiciel de comptabilité, sont souvent incomplètes ou non mises à jour. Cela se traduit par : Des erreurs dans les noms des bénéficiaires. Des informations manquantes sur les identifiants formels. 3. Le Name Matching : une méthode imparfaite En l’absence d’identifiants clairs, la seule solution pour rapprocher un bénéficiaire d’un compte bancaire repose sur le Name Matching, c’est-à-dire une comparaison des noms ou raisons sociales. Mais cette méthode pose problème : Les dénominations ne sont pas toujours exactes (abréviations, erreurs de transcription, etc.). Les bases de données des tiers sont rarement homogènes ou synchronisées avec les systèmes de paiement. Les perspectives pour améliorer le contrôle des virements De nouveaux dispositifs, tels que la VoP (Verification of Payee) pour les virements SEPA, visent à renforcer la sécurité des transactions. Cependant, leur mise en œuvre reste limitée car leur adoption par les entreprises nécessiterait des changements majeurs dans la gestion des paiements et leur transmission aux banques. Une solution efficace : Mata IO Sécurité Pour répondre à ces défis, des solutions innovantes comme Mata IO Sécurité permettent de : S’appuyer sur une base de tiers pré-complétée et sécurisée pour garantir la fiabilité des informations. Intégrer un contrôle automatisé des fichiers de paiement avant leur transmission. Réduire les risques d’erreurs et de fraudes grâce à des mécanismes avancés de vérification des IBAN et des bénéficiaires. En conclusion pour contrôler un virement Contrôler un virement est une tâche complexe en raison des limites des fichiers de paiement actuels et des bases de données souvent imparfaites. Cependant, des solutions comme Mata IO Sécurité offrent une réponse adaptée en associant des données fiables à des outils de contrôle performants. En intégrant ce type de solution, les entreprises peuvent sécuriser leurs paiements, gagner en efficacité et réduire leur exposition aux risques. Pour en savoir plus sur nos logiciels, contacter le 0806110020.
Connaissez vous VIDA ? – Facture électronique
En France, la réforme de la facture électronique va nous contraindre à faire évoluer nos systèmes d’information, c’est sûr. Mais quand on sait que la facture électronique française n’est que le prélude de la facture électronique européenne, il vaut mieux envisager ce projet de e-facture dans sa globalité. La facturation électronique est un sujet d’actualité dans l’Union européenne, avec un projet de directive récemment proposé par la Commission européenne qui pourrait avoir des implications majeures pour les entreprises à travers le continent. La Proposition VIDA Fin décembre 2022, la Commission européenne a présenté un projet de directive relatif à la TVA à l’ère du numérique, connu sous le nom de VIDA (VAT in the Digital Age). Ce projet vise à généraliser l’obligation de facturation électronique dans toute l’Union européenne. Les États membres ont perdu 93 milliards d’euros de recettes de TVA en 2020 selon le rapport 2022 sur l’écart de TVA . Des estimations prudentes suggèrent qu’un quart des recettes manquantes peuvent être directement attribuées à la fraude à la TVA liée au commerce intra-UE. En outre, les régimes de TVA dans l’UE peuvent encore être contraignants pour les entreprises, en particulier pour les PME, les scale-up et les autres entreprises qui opèrent de manière transfrontalière. La Situation en France En France, les entreprises se préparent à l’obligation progressive de la facturation électronique entre elles. Même si le délai initial du 1er juillet 2024 vient d’être reporté par l’Administration Fiscale, on peut raisonnablement penser que la e-facture s’imposera aux entreprises françaises au plus tard en 2026. Dans le même temps, la Commission européenne réfléchit à étendre cette obligation à toute l’Union européenne. Les Détails du Projet Le projet de directive VIDA, s’il est adopté, entraînera plusieurs changements majeurs dans la facturation électronique. À partir de 2024, les États membres pourront imposer la facturation électronique, facilitant ainsi sa généralisation dans toute l’Union européenne. De plus, le projet prévoit la suppression de l’obligation d’obtenir l’acceptation du client pour émettre et transmettre une facture électronique. Cela pourrait accélérer l’adoption de la facturation électronique et réduire les obstacles administratifs. À partir de 2028, la définition de la facturation serait modifiée, et toute facture serait considérée comme électronique, sauf dans les États membres qui souhaiteraient continuer à accepter les factures papier. Pour les flux intracommunautaires, la facturation électronique serait imposée, avec une obligation de reporting en temps quasi réel. Cela pourrait améliorer la transparence et l’efficacité des transactions commerciales à travers l’UE. Implications pour les Entreprises Françaises Les entreprises françaises, qui se préparent déjà à l’obligation nationale de facturation électronique, doivent également prendre en compte ce projet de directive. Car, si le projet européen est adopté, la facture électronique devra être un fichier structuré, et les formats hybrides ne seront probablement pas acceptés. Les entreprises doivent donc commencer à se préparer à émettre et recevoir un format de facture électronique valide dans toute l’UE et non pas qu’en France Un système d’information adaptable : Face à cette perspective de changement et afin de garantir une transition en douceur vers la facturation électronique, il est crucial pour les entreprises de trouver des solutions adaptées à leurs besoins. Peut-être vaut-il mieux opter pour des solutions de conversion qui vont permettre de produire et de recevoir les formats homologués en France et se laisser le temps de migrer son système d’information pour être bien certains de répondre aux normes françaises et européennes. Opter pour des systèmes d’information adaptables et des solutions de conversion peut être une approche judicieuse. La solution MATA INV-IO se présente comme une option efficace pour s’interfacer avec les systèmes existants, produire et recevoir des factures aux formats homologués en France, en attendant les futurs formats européens. Conclusion : La facturation électronique est incontestablement un sujet qui prend de l’ampleur en France et dans toute l’Union européenne. Avec la proposition VIDA, la Commission européenne vise à généraliser l’obligation de facturation électronique dans l’ensemble du continent pour lutter contre la fraude à la TVA et faciliter les transactions intra-UE. Les entreprises françaises sont confrontées à une évolution inéluctable de la facturation électronique, et il est préférable de se préparer dès maintenant pour s’assurer d’être en conformité avec les exigences tant nationales qu’européennes. Des solutions flexibles et évolutives, telles que MATA INV-IO, permettront aux entreprises de naviguer avec succès dans cet environnement numérique en constante évolution. Contactez MATA pour en savoir plus